Импорт данных в Dynamics CRM

Заморочился на днях проблемой импорта данных в Dynamics CRM. Переносить руками несколько сотен записей мне показалось как-то негуманно, поэтому надо было придумать как бы это дело автоматизировать. Оказалось, что решение существует и очень даже простое. Первым дело, очевидно, нужно выгрузить данные из старой системы. Заодно, можно оценить масштабы трагедии 🙂

Потом заходим в Dynamics CRM в раздел Параметры -> Система -> Управление данными. Здесь нужно выбрать Шаблоны для импорта данных. Система предложит шаблоны на все случаи жизни. В смысле для всех возможных записей. Выбираем нужный и сохраняем его локально. Шаблон представляет собой XML-файл, в котором прописаны все поля, которые относятся к выбранному типу записей. Кстати, файл этот успешно открывается Excel’ем и вгружать данные туда одно удовольствие и вообще проще некуда. После того, как заполнили все, сохраняем файл все в том же XML. Далее, там же в управлении данными, выбираем пункт Импорт и указываем на приготовленный файл. Dynamics может спросить какие поля куда назначить, но это у меня случилось всего однажды. Указываем кого назначить владельцем записей и ждем результатов.

Спустя какое-то время, в разделе импорта данных появится информация об успешности процесса – сколько записей было обнаружено, сколько загружено, сколько загрузить не удалось. Вся статистика доступна там же. Можно зайти внутрь и просмотреть, что за ошибки приключились с проблемными записями и исправить косяки 🙂 Кстати, после устранения проблем, вызывающих ошибки, можно попросить Dynamics забыть данные, которые были загружены из выбранного файла и загрузить файл снова.

Про возможные ошибки хотелось бы сказать отдельно. Во-первых, при импорте не проверяется заполненность обязательных полей записи. На это нужно обращать внимание на стадии подготовки данных, иначе можно столкнуться с проблемами в будущем. Во-вторых, нужно следить за длинной поля данных. Если поле предполагает, например, 100 символов, а вбито 200, запись загружена не будет с ошибкой в стиле “ошибка SQL-сервера”. Это же относится и к типам данных – текст должен быть текстом, а даты – датами (и так далее). Третье – если запись должна быть привязана куда-то, а в CRM все взаимосвязано, нужно быть уверенным, что известно куда привязывать данные. Проблемы может вызвать отсутствие нужных записей или их дублирование. Четвертое – если нужно соотнести записи с несколькими пользователями, придется готовить несколько файлов для импорта – по одному на каждого владельца этих записей.

В целом процесс выглядит примерно следующим образом:

1. CRM-CRM, а что ты ешь? – Вот тебе пример данных
2. А съешь пирожок, который я испек по твоему рецепту. – Ням-ням, ик!
3. Не все съел? Покажи, что не понравилось? – Вот там и там невкусно
4. Выплюнь каку, я все сделаю снова. – Тьфу.
5. Достаем напильник, дотачиваем
6. CRM-CRM, возьми плюшку. – Ням-ням, ок.

И все… Данные загружены, все хорошо 🙂